Куда уходит время: что делать с незапланированными задачами

Куда уходит время: что делать с незапланированными задачами

Бывают дни, когда вместо списка запланированных задач,  мы занимаемся кучей других дел. И вроде бы важных дел. Но в конце дня, когда почти нечего вычеркнуть из списка задач, создается ощущение, что что-то идет не так. 

Когда такая ситуация повторяется довольно часто, я вместо вычеркивания задач начинаю подводить итоги дня — записывать, что именно сделала за сегодня. Смотреть, сколько незапланированных задач прилетело, и на что я потратила время. 

Со временем у меня получился список вопросов, которые помогают в ситуациях, когда сделано было много, но не то, что запланировано. Вот он:

1. Сколько я успела сделать из запланированных задач (в цифрах, например, 5 из 7 или в 80%)

2. Если не все, то что мне помешало?

3. Сколько сделала незапланированных задач?

4. Какое соотношение запланированных и незапланированных задач среди того, что я сделала сегодня? (Если незапланированных больше половины, стоит об этом задуматься)

5. Откуда взялись незапланированные задачи? Были ли они срочными? Почему я взяла их в работу сегодня, а не поставила в план на будущее?

6. Как незапланированные задачи повлияли на план дня?

7. Как незапланированные задачи повлияли на мое эмоциональное состояние?

Последний вопрос, кстати, один из самых важных. Потому что если незапланированные задачи высасывают нашу энергию, нужно начинать сводить их к минимуму и превращать в запланированные, раскидывая по календарю на будущее. А иногда мы планируем кучу вещей, которые нам нужно сделать, но которые делать не хочется. И тогда незапланированные, но интересные задачи помогают нам лучше себя чувствовать. 

Что дальше? 

Если мы замечаем, что незапланированные задачи занимают значительное количество времени, нужно оставлять для них окна в календаре или планере. То есть учитывать, что прилетит то, чего в плане нет, и заранее бронировать время. 

Подходящее соотношение запланированных и незапланированных задач знаете только вы. Оно зависит от специфики вашей работы, проекта, компании и других вводных. И оно может меняться в разные периоды времени. В начале месяца придерживаться плана может быть проще, чем в конце, когда сотрудники из разных отделов отвлекают запросами данных, нужными им для закрытия месяца. Или наоборот, в начале месяца мы можем быть более расслабленными, а во второй половине больше фокусироваться для выполнения KPI. 

Почему это важно?

Во-первых, мы не зря ставим в план какие-то задачи. И если их вытесняет что-то другое, значит, либо мы не делаем что-то важное, либо запланировали что-то не важное. То есть такой подход позволяет тщательнее подходить к планированию в принципе.

Во-вторых, вычеркивание запланированных задач обычно создает позитивные ощущения: мы молодцы, что сделали все, что было нужно. И чем меньше задач мы вычеркиваем и чем больше переносим на будущее, тем хуже можем себя от этого чувствовать. Поэтому важно давать себе увидеть, что день был прожит не зря. 

В-третьих, незапланированные задачи могут забирать энергию или давать. И это тоже важно и нужно отслеживать, чтобы создавать баланс между важными, но не прикольными делами, и тем, что подзаряжает нашу батарейку. Повторюсь, что хорошая практика — оставлять окна для классных незапланированных задач. Причем иногда именно спонтанность этих задач создает нам хорошее настроение. 

Таким образом, просто начиная внимательнее относиться к незапланированным задачам и проводя нехитрую рефлексию, мы и улучшаем навыки планирования, и положительно влияем на наше состояние. 

Планеры в помощь

Для того, чтобы удобно отслеживать незапланированные задачи, делюсь с вами своими ежедневными планерами.

В них есть страницы «Начало дня» и «Итоги дня». 
То есть работать с ними в идеале нужно утром, начиная свой день, и вечером, чтобы подвести итоги и отрефлексировать прошедший день.

Первый планер более красивый — с картиночками, все дела. Чтобы одни и те же изображения не повторялись каждый день (и не пропала вся суть эстетики), в планере 7 дней с разными фото. Можно распечатать и миксовать между собой или выбрать вариант на каждый день недели.

Второй вариант более минималистичный по оформлению, но чуть более подробный по содержанию. В нем дополнительно есть утренние и вечерние ритуалы, а также 3 хороших вещи за день.

Уютная и творческая рассылка

Подпишитесь, чтобы получать классный контент пару раз в месяц.

Никакого спама, только польза и анонсы новых воркбуков.

Уютная и творческая рассылка

Подпишитесь, чтобы получать классный контент пару раз в месяц.

Никакого спама, только польза и анонсы новых воркбуков.