Мягкое планирование

Мягкое планирование: от заполненного календаря к наполненной жизни

Календарь, полный событий, не означает наполненную жизнь. А что означает? И как планировать свою жизнь, если не заполняя календарь задачами? Рассказываю о том, что такое мягкое планирование, в чем его плюсы и как организовать процесс.

Я знаю кучу CEO и управленцев разного уровня, чей календарь забит под завязку. Я помню свой календарь, где нужно было бронировать слот под обед, чтобы в него никто не кинул встречу. У меня даже есть знакомые, жизнью которых впрямую управляет их календарь — когда наступает определенный час, человек смотрит, что сейчас стоит в календаре и идет делать именно это, неважно идет ли речь о встрече, рабочей задаче или напоминании идти домой.

Много лет я смотрела на эти дикие расписания, жила в них сама, и они казались нормой — ну а как еще? Работа, подработка, свои проекты, обучения — нужно все успевать. Пыталась найти в сутках 25-ый час и научиться высыпаться часов за 5-6. Поддерживать жизнь витаминами, чтобы не рухнуть.

Дальше как во всех книгах по изменению жизни со мной должно было что-то случиться, чтобы я внезапно все переосознала. Но для меня это не был один момент. Мне очень повезло, что со мной не случилось какой-то серьезной болезни или чего похуже. Понимание зрело постепенно, как и решимость к изменениям.

Типы планирования

Даже когда я ушла в декрет (ну то есть как ушла: доработала почти до самых родов, а через 4 месяца уже вышла на полставки), не могла привыкнуть, что мне не нужно лезть в рабочие чаты и бежать тушить пожары. После выхода в моем календаре вместе с рабочими задачами поселились и «домашние».

Знаю, что многие вносят личные дела в свое расписание, например, забрать детей из детского сада или сходить к стоматологу. Но есть ли в этом расписании время, чтобы порадоваться летнему солнцу или выйти погулять под ливень? Или хотя бы почитать книгу, до которой все время не доходят руки? Обычно это мы оставляем за скобками и через какое-то время начинает закрадываться мысль «а жить когда? или это и есть жизнь?». Бывает ли по-другому?

Понятно, что дело здесь не только в расписании, но в осознанном подходе к жизни в принципе — учиться замедляться, уделять внимание важному, присутствовать в моменте здесь и сейчас. В понимании собственных ценностей и выстраивании приоритетов.

У меня родилось 3 решения, или скорее направления решений:

  • Можно принять зависимость от календаря, но начать планировать не только работу и «нужные» дела, но и отдых, ничегонеделание, чтение или рисование. Для меня это слишком — наступил час чтения, и я должна бежать читать, даже если у меня нет сейчас настроения для этого? Ерунда какая-то. Это в рабочие задачи можно так входить, потому что «надо», а с более творческими вещами нужно мягче. И вообще, у меня зубы сводит от пестрящего задачами календаря. Какое уж тут расслабление.
  • Можно послать планирование ко всем лесным зверям, и перейти на абсолютно свободный график. Звучит интересно, но непрактично — даже если у тебя свой бизнес, фриланс, творческий отпуск и ты не обязан сидеть на попе с 10 до 19, есть какие-то встречи и дела по расписанию.
  • А можно использовать мягкое планирование — систему с закрепленными слотами под встречи и дела «по времени» в сочетании с приоритетами по задачам на неделю и их распределением в оставшееся время.

Но это не просто комбинация первых двух пунктов. Мягкое планирование предполагает, что мы учимся чувствовать себя, свою эффективность и предрасположенность к разным типам задач в разное время дня и разные дни недели. Что мы спокойно можем менять и двигать блоки задач: если одна задача никак не идет, можно взять другую или отдохнуть.

Если кажется, что при таком подходе вам просто все время будет хотеться отдыхать и ничего не делать — это только кажется. Если организму нужен отдых — он придет в норму, как только отдохнет. Если не придет — есть чекапы состояния здоровья и психотерапия. Или вы просто наполнили жизнь тем, что совершенно не любите и не хотите делать (но это уже совсем другая история).

Мягкое планирование

Этот тип будет в большей степени интересен тем, кто занят на проектной работе, имеет свое дело или фрилансит. То есть имеет достаточную степень свободы в настройке графика. Хотя его вполне можно применят и в обычной рабочей жизни.

Когда работаешь сразу над несколькими проектами (особенно своими), что для меня — совершенно обычное состояние, нужно учиться жонглировать временем, энерией и вдохновением.

Я несколько раз выходила в свободное плавание и каждый раз все было немного по-разному. Иногда я продолжала работать плюс-минус в обычные рабочие часы, а иногда ломала все рамки, могла сидеть сутками почти без сна над задачей, а потом почти столько же спать и отходить. Или работать по паре часов в день, растягивая небольшой проект на долгое время и ругая себя за прокрастинацию.

Сейчас у меня очередной виток свободного полета, поэтому вопрос планирования опять встал на горизонте.

Сначала я хотела просто взять 8-часовой рабочий день, разбить его примерно пополам на задачи, которые приносят деньги, и проекты, которые пока требуют только инвестиций. Собиралась вставать как на работу и серьезно вкладываться. Но это не сработало.

Поэтому я постаралась собрать весь свой опыт за прошлые разы, дополнить его техниками и практиками, о которых читала и которые пробовала, поварила все это в своей голове и пришла к тому, что я называю мягким планированием. Вполне возможно, что я изобрела велосипед, но для меня это крайне удобный и кастомный велосипед — оно того стоило.

Итак, поехали. Моя версия мягкого планирования.

Шаг первый. Не пытаться поставить сразу какие-то планы

Вообще.Пару-тройку недель лучше попробовать поработать в режиме хаоса и прислушаться к себе. Как лучше: выделять по несколько часов в день каждому делу или распределить разные дела/проекты на разные дни? Садиться, когда накатывает вдохновение и не вставать, пока не отпустит? Или стараться вызывать это вдохновение в нужное время?
Возьмите много разных задач: от рутинных до творческих, от «денежных» до обучения вне профессии.
Задача понять вашу «емкость» и скорость переключения.

Шаг второй. Почувствовать свои ритмы

В какую часть суток, что лучше удается? Когда быстрее и эффективнее решаются рутинные задачи, а когда — творческие? В какое время отдых приносит наибольшую пользу? Когда лучше всего усваивается новая информация? Есть ли часы, в которые вообще бесполезно садиться за что-либо?
Это далеко не про сов и жаворонков. Да, биоритмы важны (меня, например, совершенно бесполезно прикладывать к задачам раньше 11 утра), но здесь речь уже о распределении внутри этих биоритмов. Кому-то проще сразу после пробуждения сесть за рабочие задачи, а кому-то нужно время на раскачку. Кто-то легче вовлекается в рабочий ритм через рутинные задачи, а кому-то важно разбудить мозг чем-то творческим. Все очень индивидуально, поэтому важно научиться чувствовать и слышать себя.

Шаг третий. На основе данных, полученных на предыдущих шагах, примерно прикинуть расписание

Примерить его на себя.
Важно: сначала планировать неделю крупными мазками, а не пытаться разбить каждый день по часам.
Например, в пн-вт заняться «денежными» задачами, среду выделить для обучения, а в чт-пт погрузиться в свои проекты.
Или другой вариант: каждый день около часа на оперативные задачи, 1-2 часа на обучение, 2-3 на свои проекты и 3-4 на «денежные» задачи.

Например, я планирую большими окнами (по несколько часов) 2-4 задачи в день, потому что у меня обычно объемные задачи + я разгоняюсь в процессе. А в перерывах беру что-то небольшое, вроде ответов на почту.

Если вы решаете выделить целый день под какой-то один проект или дело, ставьте несколько задач/шагов — помните, что задача занимает все выделенное для нее время. Можно пока не убиваться об SMART, но рамки для задач в любом случае нужны.

Не забывайте оставлять «окна хаоса» — время под внезапно возникающие задачи.

Шаг четвертый. Пробы пера

Теперь начинаем тестировать наше примерное расписание.

Потратьте пару недель, чтобы понять, комфортно ли вам или где-то жмет.

Прислушивайтесь к себе, обращайте внимание на уровень энергии. Замечайте, хочется ли что-то переставить местами или засунуть то, что не планировали.

Можно записывать свои ощущения, чтобы потом было легче анализировать и вносить изменения.

Шаг пятый. Анализ и корректировка

Здесь, думаю, все понятно и без подробных объяснений. Вспоминаем свои ощущения (или читаем записи о них) и меняем то, что не очень сработало.
Повторяем шаги 4-5, пока не придем к удобной системе, в которой и задачи выполняются, и мы чувствуем себя комфортно.

Опционально есть еще шестой шаг — когда мы детализируем наши крупные мазки. Сколько часов и в какое время чему мы уделяем. То есть если в результате предыдущих шагов у нас родится более четкое расписание — это ок. Если комфортно оставить без детального приближения — тоже ок.

Что в итоге

Мягкое планирование позволяет удобно вести несколько проектов, совмещая их с обучением и личной жизнью. И все это без насилия над собой.

Из инструментов я использую Google-календарь, куда заношу встречи (чтобы вовремя пилюкнуло уведомление, если я вдруг заработаюсь), и печатный ежедневник – в моем случае это кастомные наработки (я расчерчиваю альбомные листы, чтобы внести все в удобном для себя формате). Я очень люблю писать ручкой по бумаге, поэтому для меня это идеальное сочетание. Но можно использовать любые таск-трекеры или решения, к которым вы привыкли.

Уютная и творческая рассылка

Подпишитесь, чтобы получать классный контент пару раз в месяц.

Никакого спама, только польза и анонсы новых воркбуков.

Уютная и творческая рассылка

Подпишитесь, чтобы получать классный контент пару раз в месяц.

Никакого спама, только польза и анонсы новых воркбуков.